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Conservation des documents sociaux en Suisse

01/12/2017

 

Newsletter décembre 2017 / 1

 

Editorial

 

Je ne troue jamais le temps de faire le classement et c'est une perte de temps.

Je ne trouve jamais le document qu'un contrôleur fiscal veut voir.

Je n'ai pas assez de place pour archiver mes documents et cela coûte cher.

Je ne sais pas si je peux archiver électroniquement mes documents.

Je ne connais pas les délais obligatoires pour préserver mes documents...

 

Beaucoup de questions sans réponse pour lesquelles nous devons trouver une réponse. 

 

Sachez, en tant qu’entrepreneur vous êtes obligés de connaître les délais légaux ou délais conseillés ainsi que la forme de conservation autorisé des documents à préserver en Suisse.

 

Cette obligation couvre non seulement les documents sociaux et les contrats mais aussi la correspondance et les autres documents qui peuvent avoir une influence sur les comptes de la société.

 

Nous assistons au boom des nouvelles technologies pour les métiers comptables, RH et administratives et l’archivage des documents se modernise.

 

Avec l’archivage électronique des documents gérés par la gestion électronique des documents appelé la « GED , les habitudes changent et les normes évoluent.

 

Un archivage en coffre-fort numérique, sert à organiser et gérer les documents au sein d’une entreprise de manière électronique. Cette méthode vous offre une multitude d’avantages tels que la suppression de l’espace de stockage, la diminution du coût lié à l’archivage ou encore le gain de temps des processus de stockage, de recherche ou d’échange mais également en point de vue environnemental (moins de papier, moins de déplacements, moins de locaux de stockage…).

 

Il faut savoir que la gestion électronique de vos documents dématérialisés doit respecter les normes juridiques Suisse en matière d’archivage numérique. L’intégrité des fichiers, la traçabilité des opérations, le caractère non modifiable d’une archive font partie de vos obligations.

 

Les dispositions légales sur la conservation des documents n’excluent pas l’archivage de documents sous forme électronique en Suisse et à l’étranger, à condition de respecter les règles sur la protection des données.

 

En règle générale tout document peut être archivé sous forme électronique. Les bilans, comptes d’exploitation, rapports du réviseur et rapports de gestion doivent également être conservés sous forme écrite et doivent être dûment singés. (art. 958 f CO)

 

En cas d’archivage électronique, les originaux en format papier n’ont plus besoin d’être conservés. Néanmoins nous vous conseillons fortement de préserver tout document ou contrat signé en version originale pour d’éventuelles procédures civiles durant lesquelles vous pouvez être appelés de produire une preuve sous forme originale.

 

A notre sens, les documents électroniques augmentent l’efficacité au niveau archivage et sont indispensables pour leur facilité d’échange, sous condition qu’on maîtrise les aspects juridiques et techniques.

 

Textes de lois

 

LAr (Loi fédérale sur l’archivage)

OLAr (ordonnance relative à la loi fédérale sur l’archivage)

CO (loi fédérale complétant le Code civil suisse)

Olico (ordonnance sur la tenue des livres de comptes)

CPC (code de procédure civile)

LPD (loi sur la protection des données)

OLPD (ordonnance fédérale sur la protection des données)

OelDi (droit fiscal)

ISO 15489, ISO 14641, eCH/EVER, MoReq2010

 

 

La valeur juridique d’un archivage électronique

 

Vous entendez beaucoup à ce sujet et ne savez plus faire la différence entre le frai et le faux. Sachez que les lois sont très précises à ce sujet. Vous trouvez ici quelques liens qui vous aident à décider :

 

Un document électronique n’a pas de valeur juridique......c’est faux !

 

►  « Pas de forme particulière requise pour la plupart des contrats

 

Art. 11 CO (Code des Obligations)

 

►  « Les livres, les pièces comptables et la correspondance conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide d’instruments »

 

Art. 957 al.4 CO (Code des Obligations)

 

►  «Les titres sont des documents, tels les écrits, les dessins, les plans, les photographies, les films, les enregistrements sonores, les fichiers électroniques et les données analogues propres à prouver des faits pertinents.  »

 

Art. 177 CPC (code de procédure civile Suisse)

 

►  «Une copie du titre peut être produite à la place de l’original. Le tribunal ou les parties peuvent exiger la production de l’original ou d’une copie certifiée conforme lorsqu’il y a des raisons fondées de douter de l’authenticité du titre.»

 

Art. 180 CPC (Code de Procédure Civile Suisse)

 

Documents comptables

 

Selon l’Olico, il existe trois manières de conserver les documents comptables: En version papier, électroniquement ou par un autre moyen comparable à la conservation électronique.

 

** À l’exception des bilans, comptes de résultats, rapport du réviseur et rapports de gestion, qui doivent être préservés signés en version originale, tout document peut être archivé électroniquement en respectant les conditions suivantes :

  1. Le lien avec la transaction doit être garanti et la lecture possible en toutes circonstances.

  2. Les documents doivent être conservés avec ordre et soin et à l’abri de dommages. On doit pouvoir les vérifier et consulter dans un délai raisonnable.

  3. Le principe de l’intégrité doit être garanti : Les documents archivés électroniquement ne doivent être modifiables que si les modifications soient apparentes. La protection et possible par signature électronique ou par un système horodateur. Le transfert de la version papier vers la version électronique doit garantir que les données et informations soient complètes et exactes et il fait objet d’un procès-verbal.

 

Documents RH

 

Les données du personnel doivent être conservées pendant la durée des rapports de travail.

 

Selon les directives du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, lorsque l’engagement de la personne concernée a pris fin, seules des données indispensables peuvent être conservées et donc archivées électroniquement. Ses situations particulières sont :

procédures juridiques, litiges ou certaines exceptions par exemple pour pouvoir établir un certificat de salaires.

 

En tout résumé il est possible de conserver électroniquement les données du personnel pour autant que les conditions générales de la LPD soient respectées.

 

Durée de conservation en Suisse

 

Voici les délais légaux et des suggestions mais la décision finale vous revient.

 

Documents comptables non signés

En version originale, électronique ou un moyen comparable

10 ans après la clôture de l'exercice (art. 958 f CO) mais nous vous conseillons 11 ans après la clôture de l'exercice. Grand Livre, Journal, livre d'inventaire, balance, facture, pièce comptable, correspondance financière ...

 

Documents comptables signés

En version originale obligatoirement et en plus à votre choix en version électronique ou un moyen comparable

10 ans après la clôture de l'exercice (art. 958 f CO) mais nous vous conseillons fortement de les préserver durant l’existence totale de l’entreprise. Bilan, rapport du réviseur, compte d'exploitation, rapport de gestion ...

 

Institutions sociales du personnel

En version originale uniquement

10 ans après la clôture de l'exercice mais nous vous conseillons fortement de les préserver durant l’existence totale de l’entreprise sous respect de la LPD. Assurances accident, maladie, chômage, AVS, second pilier, bordereau de cotisation ...

 

Dossiers des collaborateurs

En version originale uniquement

10 ans après la clôture de l'exercice mais nous vous conseillons de les préserver durant 80 ans après la naissance de l’employé sous respect de la LPD. Déclaration annuelle de salaire, livre et bulletin de paie, données personnelles, contrat…

 

Documents fiscales

En version originale obligatoirement et en plus à votre choix en version électronique ou un moyen comparable

10 ans après la clôture de l'exercice mais nous vous conseillons 11 ans après la clôture de l'exercice. Déclarations fiscales, décomptes tva, taxes, professionnelles communales…

20 ans pour les documents commerciaux nécessaires en matière de dégrèvement de l’impôt sur les biens immobiliers (art. 70 al.1 LTVA)

 

Investissements

En version originale obligatoirement et en plus à votre choix en version électronique ou un moyen comparable

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi mais nous vous conseillons de les préserver au moins durant 30 ans. Acquisition, cession, participation ...

 

Contrats

En version originale obligatoirement et en plus à votre choix en version électronique ou un moyen comparable

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi mais nous vous conseillons de les préserver durant la validité du contrat + au moins encore durant 10 ans. Contrat d'assurance, contrat de prêt, contrat de leasing contrat de fournisseurs…

 

Documents bancaires

En version originale obligatoirement et en plus à votre choix en version électronique ou un moyen comparable

10 ans après la clôture de l'exercice mais nous vous conseillons 11 ans après la clôture de l'exercice. Relevés de comptes, ordres de virements, bordereaux de remises de chèques, etc.

 

Formulaires de déclarations

En version originale uniquement

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi mais nous vous conseillons fortement de les préserver durant l’existence totale de l’entreprise. Accident, maladie, maternité, allocations familiales ...

 

Documents administratifs

En version originale, électronique ou un moyen comparable

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi mais nous vous conseillons de les préserver durant 10 ans. Correspondance, notes, bulletins de livraison ...

 

Autres documents légaux

En version originale obligatoirement et en plus à votre choix en version électronique ou un moyen comparable

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi mais nous vous conseillons fortement de les préserver durant l’existence totale de l’entreprise. Statuts, pièces constitutives, registres des titres, assemblée générale, procès-verbal...

 

Sauvegardes informatiques

L’accès aux données doit être garanti !

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi mais nous vous conseillons de les préserver durant 10 ans.

 

Conditions légales d’un archivage en Suisse

 

Inscrivez-vous à la Newsletter de Compt’AAA et télécharger le document gratuitement.

https://www.compt-aaa.ch/

 

Vos responsabilités

 

Devoir de diligence pour l’archivage électronique :

 

●  des locaux équipés et sécurisés pour l’infrastructure,

●  des mesures de sauvegarde contre la destruction accidentelle,

●  un système d’archivage structuré et conforme à la loi.

 

Veuillez-également vous référer au code pénal (art. 166 CP – violation de l’obligation de tenir une comptabilité) et art.325 CP – non-respect des prescriptions légales sur la comptabilité)

Il faut savoir une action en dommage et intérêts est possible si les données conservés sont endommagées ou modifiées.

 

De ce fait il est autant plus impératif, d’avoir un système informatique performant permettant facilement de démontrer que la conservation et l’archivage ont été effectués conformément aux exigences légales applicables et que les prescriptions légales en matière de conservation soit observé si l’on entend utiliser un document archivé électroniquement comme moyen de preuve.

 

La protection des données

 

►  « Tout traitement de données doit être licite. Il doit être conforme aux principes de la bonne foi et respecter le principe de la proportionnalité »

(Nécessité de prévoir non seulement l’archivage mais également la destruction des données obsolètes ou plus nécessaires)

 

Art. 4 al.1, 2  LPD (loi sur la protection des données)

 

 

►  « Les données personnelles doivent être protégées contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques appropriées. »

 

Art. 7 LPD (code de procédure civile Suisse)

 

►  « Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données sensibles ou de profils de la personnalité [ … ] une journalisation est notamment nécessaire, lorsque, sans cette mesure, il ne serait pas possible de vérifier a posteriori que les données ont été traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou communiquées. »

 

Art. 10 LPD (loi sur la protection des données)

 

►  « La personne privée qui traite des données personnelles ou qui met à disposition un réseau télématique assure la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données afin de garantir de manière appropriée la protection des données. Elle protège les systèmes notamment contre les risques de: »

 

●   Destruction accidentelle ou non autorisée,

●   Perte accidentelle,

●   Erreurs techniques,

●   Falsification, vol ou utilisation illicite,

●   Modification, copie, accès ou autre traitement non autorisés.

 

Art. 8 al.1  OLPD (ordonnance Fédérale sur la protection des données)

 

Notre recommandation

 

Pour réduire votre risque de responsabilité en matière de conservation : consulter une société spécialisée en matière d’archivage électronique afin de vérifier la fiabilité du système informatique utilisé.

 

N’oubliez pas de contrôler régulièrement si le système de conservation et d’archivage est toujours compatible avec la législation en vigueur.

 

En bref

 

Les dispositions légales sur la conservation des documents n’excluent pas l’archivage de documents sous forme électronique en Suisse et à l’étranger (sauf exceptions mentionnées ci-dessus).

 

Vous devez mettre en place des processus qui permettent de respecter les directives légales et le système informatique utilisé doit permettre de démontrer que les conditions légales de conservation et de protection des données soient respectées. C’est ainsi que les documents électroniques valent l’original papier.

 

L’archivage électronique est une solution moderne et inévitable dans un futur proche, qui vous aide à diminuer l’entreposage des archives, les déplacements vers votre expert-comptable pour la remise des documents, le gaspillage de papier, le risque de dégradation et de perte lié à la conservation en format papier et le coût de gestion…

 

Sources ; Schellenberg – Wittmer / Avocats ; Contribution de Alexandre de Boccard, Fabien Gillioz, Associés LL.M. OCHSNER & ASSOCIÉS pour Arcplaces SA ; rjscan.ch; Archives & Plus Genève.

 

 

Le contenu de cette Newsletter ne peut pas être assimilé à un avis ou conseil juridique ou fiscal. Si vous souhaitez obtenir un avis sur votre situation particulière, veuillez demander l’avis d’un juriste. Nous vous mettons volontiers en relation avec notre conseiller juridique pour toute question à ce sujet.

 

Merci pour votre attention.

 

L’équipe de Compt’AAA

 

Carouge, le 1er décembre 2017

 

 

 

 

 

 

 

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