11 règles qui simplifient votre comptabilité

Voici nos conseils pour petites entreprises, startups et indépendants ou toute autre forme d'activités.

Qui a envie de passer sa nuit au bureau? Nous en tout-cas pas. C'est pourquoi nous révélons 11 règles qui simplifient la gestion de votre comptabilité…..au moins un peu.

La comptabilité vous hante la nuit, vous passez des nuits blanches ? C'est pourquoi nous montrons 11 règles qui vous permettent de tenir votre comptabilité plus facilement; que ce soit jusqu’à au prochain décompte TVA ou jusqu'à la prochaine clôture annuelle de vos comptes.

Règle 1: Pas de saisie comptable sans pièces lisibles

Un des principes de la comptabilité est: "Aucune saisie sans pièce « lisible »". Pour vous assurer que vos reçus restent lisibles même pendant une longue période de stockage, copiez vos quittances et tickets de caisse qui sont imprimés sur du papier thermique. En faisant ainsi l’encre ne s’estompe !

Lors d’une saisie on doit à tout moment savoir quelle dépense ou quel encaissement va avec quelle quittance. En plus la raison de la dépense est évidemment nécessaire (ainsi que le bénéficiaire « par exemple « Repas d'affaires avec la société Compt'AAA » ou « qui vous a donné de l’argent et pour laquelle raison par exemple « Compt'AAA + n° de facture client »).

Notre conseil pour le traitement de vos documents : Comptabilisez vos documents directement avec l’aide d’un scanner bureau ou par exemple pour les clients Bexio, avec la Bexio Scanner Appli sur Smartphone. Téléchargez vos documents dans votre comptabilité et comptabilisez-les avec l’ensemble des informations. Gagnez du temps en comptabilisant vos factures fournisseurs et vos quittances automatiquement avec les solutions que Compt’AAA et ses partenaires vous proposent et archivez les électroniquement pour les retrouver et partager plus facilement.

Règle 2: Séparer les dépenses privées des dépenses professionnelles

Vous n’avez pas seulement l’obligation de comptabiliser vos dépenses professionnelles avec une pièce justificative (voir Règle 1), mais également vos dépenses privés que vous avez payées avec votre carte bancaire de votre société. Cela signifie du travail supplémentaire pour vous et votre service de comptabilité et pour votre fiduciaire. Vous gérez plus facilement si vous séparez le professionnel du privé. Achetez en même temps pour le bureau et la maison mais lors du paiement de vos courses, payez vos dépenses privées avec votre carte privée et vos dépenses professionnelles avec votre carte de crédit professionnelle. De cette manière-là, les achats du weekend ne finissent pas dans la comptabilité de votre entreprise.

Règle 3: Carte de crédit (Visa, Mastercard, American Express…) au lieu d'une carte de débit direct (carte EC)

Achetez avec la carte de crédit et diminuez ainsi vos charges de saisie. Pourquoi? Votre compte bancaire ne sera facturé qu'une fois par mois. En revanche, chaque transaction EC signifie une écriture sur votre compte bancaire. Cela signifie plus d'efforts pour vous, votre comptable ou votre fiduciaire.

Bon à savoir: Comme vous le savez, pour chaque dépense un reçu est requis. Aussi pour les paiements par carte de crédit. En plus des documents imprimés, cela peut également être l'extrait de compte avec le débit de la carte de crédit et le décompte de la carte de crédit.

Règle 4: Demandez des factures groupées (collectives)

Tenez votre comptabilité aussi simple que possible: Vous obtenez-par exemple des factures distinctes de votre prestataire téléphone pour le téléphone fixe, le mobile et Internet? Parlez à votre fournisseur et faites émettre une facture groupée / collective. Il vous suffit donc d'entrer qu’une facture fournisseur (qu’à la place de trois factures préalablement), ce qui vous fait gagner du temps et qui vous donne un avantage en terme de trésorerie car en règle générale vous payez les factures collectives plus tard.

Règle 5: Une fiduciaire vous aide pour toutes vos questions de comptabilité

Des logiciels en ligne et digitalisés comme bexio facilitent grandement la tenue de vos comptes. Pour vos questions et situations comptables une fiduciaire peut vous conseiller de manière optimale. Surtout si vous n'êtes pas un « Pro » de la finance. Une comptabilité bien tenue (sans erreurs) aide à économiser nerfs, temps et argent. Compt’AAA, partenaire fiduciaire Bexio, gère pour vous votre comptabilité et vos salaires en ligne, vous conseille et vous accompagne pour tout sujet comptable, salariale et administratif.

Une autre astuce pour économiser du temps et de l'argent: Ne transmettez à votre fiduciaire que les documents pertinents, par exemple pour la clôture des comptes annuels. Les offres, les bulletins de livraison ou les courriels sont généralement sans intérêt. Il est préférable de clarifier à l'avance ce que votre fiduciaire a exactement besoin et partagez uniquement ses domaines en ligne.

Règle 6: Entrez et payez les factures qu’une seule fois

Saisissez-vous d'abord les paiements de vos factures fournisseurs en comptabilité, puis à nouveau dans le e-Banking? Il était une fois…… Avec un logiciel de gestion moderne comme bexio vous pouvez saisir des ordres de paiement pour les fournisseurs dans bexio puis les transmettre par un clic de souris à votre banque (e-banking). La double saisie est ainsi éliminée.

Règle 7: Ne pas rapprocher les paiements manuellement

Quel montant a été payé pour cette facture et quand? Ne perdez plus de temps d’approcher laborieusement à la main le compte bancaire avec votre comptabilité. Utilisez le module e-banking pour les encaissements BVR et les paiements DTA. Vos comptes sont ainsi automatiquement mise à jour dans la comptabilité débiteurs (clients) et fournisseurs (créanciers).

Qu'il s'agisse d'exécuter ou de rapprocher des paiements: les logiciels de gestion modernes tels que bexio proposent des interfaces à différentes banques suisses.

Règle 8: L'honnêteté dure le plus longtemps

N'essayez pas de faire passer des factures privées dans les comptes de votre société (voir la règle 2). Lors d’une révision officielle, de telles tentatives apparaîtront comme de l'évasion fiscale. Concentrez votre énergie sur vos affaires et gérez votre comptabilité efficacement. Cela vous fait gagner du temps et de l'argent.

Règle 9: Utilisez des addons si nécessaire

Les addons sont des programmes complémentaires que vous pouvez combiner avec des logiciels existants tels que par exemple bexio. Si vous souhaitez imprimer vos cycles de facturation mensuelle plus facilement, travaillez avec l'add-on «DocCenter pour bexio ». Peu importe que c’est un bulletin de versement ou une facture, la page sera imprimé automatiquement dans le bon bac à papier de l’imprimante.

Règle 11: Gérez futé, commencez à temps au lieu de reporter

Tenez toujours votre comptabilité à jour afin que les chiffres comptables servent d'outil d'information et de gestion. Surtout en ce qui concerne votre liquidité. Reportez-vous souvent la gestion comptable? Dans ce cas-là, planifiez la même fenêtre horaire chaque semaine pour passer en revue vos documents. Cela vous aidera à respecter les délais, vous évite des moments de stress et des intérêts de retard et d’autres malheurs suite au non-paiement de vos factures.

Notre conseil: travaillez avec des logiciels d'entreprise modernes, basés sur le Web comme bexio et accédez en directe depuis n’importe où et en tout temps à vos comptes. Vous maîtrisez ainsi votre entreprise en toute sérénité et en temps réel. Pour l'accès, vous avez seulement besoin d'une connexion Internet. Avez-vous l'ordinateur portable ou la tablette avec vous? Faites bon usage du temps d'attente chez vos clients pour mettre à jour votre comptabilité ou d’écrire des factures en route lors de vos déplacements. Autres avantages du logiciel bexio cloud: pas d'installation et moins de tracas. Car nous prenons soin des sauvegardes et les mises à jour sont automatiquement enregistrées durant la nuit. Pour que vous puissiez dormir en paix.

Qu'est-ce que la règle n ° 10 ?

Aidez-nous: Quelle astuce comptable connaissez-vous pour combattre les nuits blanches? Qu'est-ce qui rend la gestion de votre comptabilité plus facile selon vous et selon votre expérience? Ecrivez-nous votre conseil n ° 10 dans les commentaires.

Connaissez-vous bexio, le logiciel de gestion en ligne qui a reçu le Startup Award pour la meilleure Startup des logiciels en Suisse dans l’année 2017?

Compt’AAA partenaire fiduciaire en Suisse Romande vous en dit plus sur :

https://www.compt-aaa.ch/bexio

Bien à vous,

l’équipe de Compt’AAA